Das Thema Ablage wurde bis vor nicht allzu langer Zeit im gesamten Bürowesen nur ungern behandelt. Auf alten Schreibmaschinen wurden mit Blaupapier in Handarbeit Dokumentenkopien erstellt, die dann säuberlich in die Akten abgelegt wurden. Dies war nicht nur eine mühselige, sondern vor allem auch eine zeitintensive Angelegenheit. Musste man dann noch eine überfällige Rechnung suchen, die gerade in diesem Moment in den Tiefen der Ablage verschwunden schien, war die Misère perfekt. Das Büro stürzte ins Chaos und das nur, weil jemand die Akten falsch abgelegt hatte.
Moderne Ablagesysteme
Seitdem die alte Schreibmaschine ausgedient hat und es Kopierer und Drucker gibt, ist die Ablage kein großes Problem mehr. Hier stellt sich allerdings die Frage, für welches Büro sich welches Ablagesystem eignet. Sollte es sich um eine kleine Firma handeln, die nicht ganz so viele Akten zu verwalten hat, genügt meistens das Ablegen spezielle Ablagefächer. Diese kann man dementsprechend beschriften, um den Überblick zu behalten. Hier ist es ganz wichtig, dies auch regelmäßig zu kontrollieren, ältere Vorgänge zu entsorgen oder in einen entsprechenden Büroschrank auszusortieren. Aber auch hier sollte Ordnung herrschen und sich an ein festes Ablagesystem gehalten werden. Beschriftungen oder Register gehören unbedingt dazu. Wenn man sich einmal angewöhnt hat, alles sofort zu ordnen, geht dieser Vorgang bald in Fleisch und Blut über und man hat später auch keine Probleme mehr, die benötigten Unterlagen einfach und schnell wieder zu finden. Wenn wirklich einmal etwas fehlt, ist es ein leichtes vom Schriftsatz einen Kopie zu ziehen und dieses dann zu den restlichen Akten zu legen.
Die passende Software
Zu den modernen Ablagesystemen gehören auf jeden Fall auch noch die verschiedenen Software Lösungen, die heutzutage recht günstig angeboten werden. Diese haben extrem viele Vorteile. Der gesamte Bürovorgang wird überwacht, sogar eine leere Druckerpatrone wird angezeigt. Die gesamte Ablage wird ordnungsgemäß verwaltet, überflüssige Kopien entfernt und alles optimiert. Bei Anfragen muss nicht lange im Archiv gegraben werden, ein Blick auf den PC bringt die gewünschte Information in Sekundenschnelle. Die Zeitersparnis ist dank dieses effizienten, ordentlichen Arbeitens enorm. Der Datenschutz ist ebenfalls ein wichtiges Thema, das bei diesen Lösungen und durch gewisse Einstellungen der Software auch kein Problem darstellt, denn Fremde haben hier keinerlei Zugriffsmöglichkeiten. Das Gleiche gilt für die rechtlichen Angelegenheiten. Die Software ist so konzipiert, dass sie den neusten rechtlichen Bestimmungen entspricht. Alles wird transparent verwaltet und bringt so Sicherheit für den Kunden. Bei Problemen gibt es eine Hotline, die bei Bedarf auch einen Techniker schickt, der sich um den Kunden kümmert. Als Beispiel für Ablagesystem Software sollten AFAS und Brainex genannt werden.
Das Fazit
Im Lauf der Jahre hat sich im Bereich Ablagesysteme doch einiges getan. Die Softwarelösungen sind für große Büros, die viele Vorgänge haben, mit Sicherheit eine Erleichterung. Allerdings muss so eine Investition auch rentabel sein und das Projekt muss zudem von einer verantwortlichen Person betreut werden können. Durch ständige Updates sollte man immer auf dem Laufenden sein, denn sonst macht auch ein modernes Ablagesystem keinen Sinn.
Kleine Büros werden wahrscheinlich eher die klassische Lösung bevorzugen. Sie werden mit den beschrifteten Fächern zufrieden sein und sich damit auch am besten auskennen. Wenn der Kundenstamm nicht ganz so groß ist, genügt das auch. Viele Kleinunternehmer, selbstständige Arbeiter oder Firmen mit wenig Personal brauchen diese Software nicht, da sich diese für sie einfach nicht lohnt.
