Ein Content Management System (CMS) dient dazu, Inhalte (z.B. Texte, Bilder, Videos, Grafiken) gemeinschaftlich zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. Grundsätzlich wird hierbei zwischen serverseitigen und clientseitigen Systemen unterschieden. Ein serverseitiges CMS basiert auf einer Programmiersprache (meist PHP), die direkt auf dem Server ausgeführt wird. In der Regel besitzt ein solches CMS eine Datenbank zur Speicherung des Contents. Beliebig viele Personen können hier, ausgehend von einem Berechtigungssystem, über einen Webbrowser die Inhalte bearbeiten. Clientseitige Systeme sind Spezialfälle für Inhalte mit sehr großen Daten, hier läuft das Programm auf dem Rechner des Administrators und die Daten der Webseite werden per ftp zu diesem Rechner übermittelt. Darüber hinaus gibt es noch verschiedene Mischformen zwischen server- und clientseitigen Systemen.
Um ein CMS zu erstellen ist es nicht erforderlich, völlig von vorn zu beginnen, es werden auf dem Markt sehr viele Open Source Lösungen angeboten, die man kostenlos downloaden und darauf aufsetzen kann. Somit hat im Prinzip jeder die Möglichkeit, sich sein eigenes CMS zur Verwaltung seiner Homepage zu erstellen. Wenn es allerdings über den Privatbereich hinausgeht und ein 'professionelles' CMS zum Einsatz kommen soll, gibt es eine Reihe von Randbedingungen, die beachtet werden sollten.
Was ist bei einem professionellen CMS zu beachten und wer erstellt es?
Will ein Unternehmen zur Bearbeitung und Verwaltung seines Internetauftritts ein Content Management System installieren, so beginnen die Probleme meist bereits damit, die genauen Anforderungen zu formulieren und dann dementsprechend das für diese Anforderungen geeignetste System auszuwählen. Es ist deshalb ratsam, bereits in dieser Phase die Hilfe einer CMS System Agentur in Anspruch zu nehmen, diese Agenturen haben bereits viele Implementationen durchgeführt bzw. begleitet und einen umfassenden Überblick über die auf dem Markt befindlichen Systeme. Auch die CMS System Agenturen erstellen im Normalfall kein neues CMS, aber sie wissen, welches CMS die Anforderungen am besten erfüllt und sind darüber hinaus in der Lage, erforderliche Änderungen bzw. Erweiterungen professionell durchzuführen. Weiterhin können diese Agenturen den genauen Hardwarebedarf (Server, Speicherplatz) für das System einschließlich kommender Anforderungen definieren. In jedem Fall sind bei der Auswahl und Implementation eines CMS folgende Punkte besonders zu beachten:
Benutzeroberfläche: Damit das System sofort von allen Mitarbeitern angenommen wird, muss die Oberfläche leicht verständlich und übersichtlich sein.
Erstellung des Inhalts: Die Eingabe des Contents, egal ob es sich um Texte, Bilder, Grafiken oder Videos handelt, muss einfach zu realisieren sein, Mehrsprachigkeit muss ebenso implementiert sein wie die Möglichkeit, Metadaten manuell eingeben zu können, um eine Suchmaschinenoptimierung zu gewährleisten.
Benutzerverwaltung: Eine Mandantenfähigkeit muss implementiert sein, ebenso die Möglichkeit, Benutzergruppen zu definieren und Benutzerrechte einschränken zu können.
Installation, Service und Support: Das System sollte nur so komplex sein wie benötigt, mit steigender Komplexität steigt normalerweise auch der Installationsaufwand. Wird ein Open Source CMS eingesetzt, muss man überlegen, ob der Support durch die Community ausreicht oder aber ein Vertrag mit der CMS System Agentur abgeschlossen wird.
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