Ein Fachmann für Bürokommunikation hat in der Regel die Ausbildung zur Fachkraft für Bürokommunikation und Textverarbeitung bzw. zum Bürokaufmann / zur Bürokauffrau absolviert. Beides sind anerkannte Berufe nach dem Bundesausbildungsgesetz. Die Ausbildung wird nach einer bundesweit gültigen Richtlinie durch eine Verwaltung, Handel und Industrie angeboten. Auch in einer schulischen Ausbildung oder als Weiterbildung kann die Berufsreife erworben werden. Die technischen Anforderungen an den Beruf sind jedoch so stark gestiegen, dass von einem Fachmann für Bürokommunikation vor allen die Pflege des Netzwerkes verlangt wird.
Fachmann für Bürokommunikation vs. traditionelles Sekretariat
Bürokommunikation von heute ist nicht nur einfach der Tausch der Schreibmaschine gegen den Computer. Textverarbeitung und Dokumentenerstellung sind zwar immer noch ein zentrale Bestandteile der Tätigkeit, aber die Ebenen haben sich extrem erweitert. Das gilt auch für alle anderen Aufgaben wie Präsentationen, Übersichten Protokolle oder Abrechnungen. Die Kommunikation innerhalb und außerhalb der Unternehmen läuft auf allen Kanälen der digitalen Vernetzung und in jedem muss sich der Fachmann für Bürokommunikation auskennen. Er ist das organisatorische Zentrum dieser Aktivitäten und damit auch die verantwortliche Person für das einwandfreie Funktionieren der Geräte, ohne die der Informationsfluss oder die gemeinsame Nutzung der Bürotechnik nicht gewährleistet werden kann. Das Sekretariat von heute ist das Organisationszentrum des Unternehmens.
Fachmann für Bürokommunikation - Verantwortungsbereiche
Das Wichtigste ist das Funktionieren des PC-Netzwerks. Der Fachmann für Bürokommunikation sorgt dafür, die technische Wartung und Pflege in der Weise erfolgt, dass die Abläufe im Unternehmen nicht gefährdet sind. Mit dem PC-Netzwerk sind weitere Funktionen gekoppelt – zentrale Drucker, Faxe, die Telefonanlage, Frankier- und Kuvertiersysteme. Auch für sie trägt der Fachmann für Bürokommunikation die Verantwortung. Selbst Geräte wie Kaffeevollautomaten oder Wasserspender unterliegen seiner Kontrolle. Alles, was an Büroeinrichtung vorhanden ist, benötigt eine Kontrolle, und die ist im Sekretariat angesiedelt.
Auf der anderen Seite bieten die Beherrschung der technischen Prozesse viele Hilfen und Arbeitserleichterungen. Wenn der gesamte Postausgang über ein Kuvertier/Frankiersystem geht, kann der Fachmann für Bürokommunikation auch das größte Aufkommen unter Kontrolle behalten. Denn die Protokollfunktion des Maschine machen jede Aktivität nachvollziehbar. Über die Kostenstellen der Telefonanlage können die Kommunikationskosten aufgeschlüsselt werden und Tarife optimiert werden. Insofern ist der Fachmann für Bürokommunikation auch dafür zuständig, dass das Unternehmen Kosten spart.
Fachmann für Bürokommunikation - Kontaktbereiche
Neben dem Organisieren von Serviceleistungen gehört die Buchhaltung mit zu den wichtigsten Bereichen, für die der Fachmann für Bürokommunikation Aufgaben übernimmt. Das beginnt bei der ordnungsgemäßen Abrechnung von Aufträgen Zahlungsbelegen oder Dienstreisen und reicht bis zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Für alle Sparten des Rechnungswesens kann die Bürokommunikation die entsprechenden Daten zur Verfügung stellen und auswerten. Ein dritter Bereich ist der Partnerkontakt. Das Sekretariat ist nicht nur ein Empfangsbereich und der erste Ansprechpartner im Außenkontakt, sondern auch die vorbereitenden Stelle für Sitzungen, Konferenzen oder Workshops.
