Kuvertiermaschinen sind Bürogeräte, die im automatisierten Prozess Drucksachen in Briefumschläge verpacken und diese automatisch verschließen. Es gibt sie in verschiedenen Ausführungen von der kleinen Tischkuvertiermaschine bis zur kombinierten Anlage. Die Kuvertierungen pro Stunde reichen je nach Kuvertiermaschinenmodell von 900 bis 26.000 Postsendungen. Dementsprechend sind auch die Kuvertiermaschinen Preise unterschiedlich gestaltet.
Wie funktioniert eine Kuvertiermaschine?
Die Steuerung einer Kuvertiermaschine erfolgt über OMR-Codes, Barcodes oder DataMatrix Codes. OMR-Codes funktionieren auf der Grundlage einer optischen Erkennung von Steuerzeichen oder Symbolen. Barcodes hingegen sind auch als Strich- oder Balkencodes bekannt. Die Striche und Lücken bilden ein binäres Symbolsystem, das maschinell eingelesen und elektronisch verarbeitet werden kann. DataMatrix Codes hingegen bereiten die optoelektronische Erkennung der Fläche vor. Daher gehören sie zur Gruppe der 2-D-Codes.
Neben diesem elektronischen Funktionsteil umfasst eine Kuvertiermaschine auch einen mechanischen Funktionsteil, welcher die Zuführungsschächte für die Sammlung der Einlagen sowie der Kuverts umfasst, sowie das Kuvertiermodul, das Verschließmodul und die Ausgabeschächte. Das Aussehen einer Kuvertiermaschine enstpricht in etwa dem eines Kopierers. Eine weitere Gemeinsamkeit: Wie bei einer Kopiermaschine, so erhöht sich auch bei Kuvertiermaschinen die Größe des Grundkorpus mit der Anzahl der verfügbaren Einzugsschächte.
Die Elektronik bestimmt den Preis
Mit einer entsprechend aufwändigen Elektronik sind Kuvertiermaschinen Preise auch mit denen von Kopierern vergleichbar, allerdings nur im höheren Preisniveau. Während ein einfacher Kopierer im Vergleich schon für unter 200 Euro zu haben ist, beginnen die Kuvertiermaschinen Preise erst bei 1.000 Euro. Für besonders leistungsstarke Kuvertiermaschinen zahlt man sogar über 5.000 Euro. Aber die starke Mittelklasse um 3.000 Euro bietet einem Unternehmen eigentlich schon alles, was es für seinen Postausgang braucht.
Wie wirtschaftlich sind Kuvertiermaschinen?
Es sind natürlich in der Regel Unternehmen oder Verbände mit starkem Postverkehr, die über eine Kuvertiermaschine verfügen. Viele Firmen unterschätzen jedoch den Bedarf Ihres Unternehmens, und sehen deshalb die Kuvertiermaschinen Preise als unverhältnismäßig an. Ein einfaches Beispiel beweist jedoch das Gegenteil:
Beträgt das Sendungsaufkommen einer Firma nur 100 Briefe am Tag, muss eine Arbeitskraft täglich eine Stunde für das Kuvertieren aufwenden. Bei durchschnittlichem Tarif kostet das die Firma monatlich etwa 400 Euro, im Jahr also knapp 5.000 Euro. Dafür könnte man sich ohne Weiteres die Hochleistungsvariante einer Kuvertiermaschine leisten. Selbst wenn man einen Mini-Job für die Arbeit ausloben und nur die Hälfte des Geldes als Arbeitslohn investieren würde, entspräche dies immer noch einer hochwertigen Kuvertiermaschine der Mittelklasse. Für jede Firma mit einem täglichen Postversand von über 100 Briefen ist eine Kuvertiermaschine daher schon per se ein Gewinn.
Lohnt sich der Kauf einer Kuvertiermaschine?
Kuvertiermaschinen Preise sind also entsprechend ihres Nutzens durchaus angemessen. Dazu kommt, dass die Verbrauchsmaterialien im Vergleich zu Kopierer (Tuner) oder Drucker (Patronen) äußerst gering ausfallen. Es geht dabei lediglich um Verschlussbürsten und –flüssigkeit. Die Reinigung von Staubpartikeln kann man in der Regel selbst vornehmen und eine turnusmäßige Wartung kann mit dem Kuvertiermaschinen Anbieter über den Kaufvertrag geregelt werden.
Kuvertiermaschinen können zudem mit weiteren Systemen kombiniert werden. Firmen, in denen Drucksachen gefalzt werden müssen oder der Postausgang auch gleich automatisch frankiert werden soll, werden sich von vornherein für eine Kuvertiermaschine entscheiden, die auch diese Funktionen erledigt.
